Todo lo que necesitas saber sobre Asana

¿Qué es Asana?

Asana es uno de los software de gestión de proyectos más populares actualmente disponibles en el mercado. La sólida plataforma de gestión del trabajo sirve a tus equipos para que puedan mantenerse enfocados en los objetivos, proyectos y tareas diarias a medida que hacen crecer tu negocio.

Para organizar tus trabajos, Asana te permite planificar y estructurar el trabajo de la mejor manera. Te permite fácilmente establecer prioridades y fechas límite, compartir detalles y asignar tareas, todo en un solo lugar. Para mantenerte encaminado, te permite seguir proyectos y tareas en cada etapa, y saber dónde está el trabajo y poder mantener a todos alineados con los objetivos.

Para ayudarte a cumplir con los plazos, la plataforma te permite crear planes de proyectos visuales para ver cómo se traza cada paso a lo largo del tiempo. Con él, es mucho más fácil identificar los riesgos y eliminar los obstáculos. Incluso cuando los planes cambian.

¿Pára que sirve Asana?

Esta herramienta sirve para la gestión de proyectos y tareas que facilita la colaboración y la comunicación en equipo. Asana ayuda a crear proyectos y tareas dentro de esos proyectos. también te permite agregar a tus compañeros de equipo a tareas y proyectos, se pueden agregar como seguidores de tareas, compartir proyectos con ellos o mencionarlos en comentarios de tareas para mantenerlos a todos al tanto.

Asana elimina la necesidad de usar el correo electrónico para comunicarse acerca de los proyectos. Permite compartir notas sobre descripciones de tareas y subir archivos adjuntos a las tareas, combina tareas relacionadas con un solo clic, organiza tareas por prioridad, establece tu flujo de trabajo, recibe notificaciones sobre actualizaciones y finalizaciones de tareas, añade fechas de vencimiento de tareas, agrega seguidores a tareas y añade corazones a las tareas para mostrar tu gratitud.

Funciones de Asana

Esta herramienta ofrece una amplia gama de funciones muy interesantes para la gestión de proyectos y trabajo de equipo. A continuación, se mencionan las más importantes:

-Feed de actividad
-Agregar personas asignadas, archivos adjuntos y corazones a las tareas
-Actualizaciones automáticas de correo electrónico
-Crear calendarios y vistas personalizados
-Puente de correo electrónico
-Lista de mis tareas y modo de enfoque
-Realizar un seguimiento de las tareas y agregar seguidores
-Recibir notificaciones y recordatorios
-Soporte para iPhone, sitio móvil HTML5
-Múltiples espacios de trabajo
-Autorizaciones basadas en roles
-Funciona con el sistema de arrastrar y soltar

-Secciones del proyecto y vistas de búsqueda
-Actualizaciones en tiempo real
-Ver las tareas y prioridades de los miembros del equipo
-Establecer metas, prioridades y fechas límite
-Establecer permisos de proyecto
-Creación de proyectos y tareas
-Comentar las tareas
-Dependencias de tareas
-Diagramas de Gantt (Asana tiene una línea de tiempo)
-Soporte Kanban (Asana tiene tableros)
Chat envió y en equipo

Para más información de cada función has clic en el enlace

-Feed de actividad
-Agregar personas asignadas, archivos adjuntos y corazones a las tareas
-Actualizaciones automáticas de correo electrónico
-Crear calendarios y vistas personalizados
-Puente de correo electrónico
-Lista de mis tareas y modo de enfoque
-Realizar un seguimiento de las tareas y agregar seguidores
-Recibir notificaciones y recordatorios
-Soporte para iPhone, sitio móvil HTML5
-Múltiples espacios de trabajo
-Autorizaciones basadas en roles
-Funciona con el sistema de arrastrar y soltar
-Secciones del proyecto y vistas de búsqueda
-Actualizaciones en tiempo real
-Ver las tareas y prioridades de los miembros del equipo
-Establecer metas, prioridades y fechas límite
-Establecer permisos de proyecto
-Creación de proyectos y tareas
-Comentar las tareas
-Dependencias de tareas
-Diagramas de Gantt (Asana tiene una línea de tiempo)
-Soporte Kanban (Asana tiene tableros)
Chat envió y en equipo

Para más información de cada función has clic en el enlace

Características Asana

Asana incluye una serie de características muy útiles para la gestión de proyectos y el trabajo en equipo. A continuación, se mencionan las principales:

1. Creación de proyectos

La mejor forma de atacar las grandes responsabilidades, es dividiéndolas en proyectos clasificados, por ende, esta herramienta permite alojar espacios de trabajo dedicados a un proyecto específico, dentro del cual es posible crear tareas y subtareas separadas por orden de prioridad o ejecución, designando con claridad a los responsables del trabajo en cada fase.

2. Creación de tableros

A través de los tableros, Asana ofrece una visualización plena de las fases del proyecto general, que permite tener siempre “a la vista” el estatus de cada una de las actividades por realizar, en proceso de elaboración u oficialmente terminadas.

Estos tableros interpretan un rol muy importante a la hora de hacer seguimiento al cumplimiento de las actividades dentro de los marcos de tiempo y trabajo previamente delimitados, identificando puntos fuertes y débiles en el flujo productivo.

3. Creación de cronogramas

Asana incluye la posibilidad de crear cronogramas en los cuales asignar los marcos temporales que formalmente se deben seguir al realizar determinadas tareas y proyectos, oficializando y poniendo a los integrantes de acuerdo en las fechas y horas de entrega correspondientes para cada tarea.

4. Creación de calendarios

Con ayuda de las funcionalidades del calendario de Asana, podrás obtener una visión general de tus responsabilidades, compromisos y recordatorios puntuales tanto de tus actividades a nivel individual como las del equipo de trabajo general.

5. Integración de la información

Si vas a usar Asana como una herramienta de centralización de recursos necesarios para abordar determinadas tareas o proyectos, la herramienta ofrece la oportunidad de registrar este tipo de recursos (por ejemplo, correos, archivos, textos, etc.) para tener todo al alcance a la hora de comenzar un día de trabajo productivo.

Esta función es útil en especial si compartes la herramienta con un equipo y quieres ahorrar el tiempo que lleva localizar toda la información y elementos necesarios para trabajar en un proyecto almacenando la mayoría de los detalles en un solo sitio.

6. Integración con otras aplicaciones

Asana se conecta fácilmente con otras de las aplicaciones popularmente utilizadas por equipos de trabajo en remoto o trabajadores autónomos que quieren organizar sus espacios de trabajo en línea de manera óptima.

Por ejemplo, herramientas como el correo electrónico que posiblemente utilizas, Slack, Jira, Google Calendar, Google Drive, Dropbox, GitHub, Trello, Evernote, entre muchas otras, tienen la opción de conectarse con Asana y fusionar propósitos desde un espacio común.

7. Posibilidad de programar recordatorios

Como se mencionó en el punto anterior, Asana es fácilmente integrable con diversas aplicaciones que hoy en día son parte imprescindible del trabajo de muchas personas, especialmente el correo electrónico y Slack.

Por ello, permite conectar la herramienta y programar recordatorios que periódicamente te notificarán sobre la actividad en las que has sido designado responsable, las tareas de otros que debes monitorear, las alertas de entregas diarias, entre otras opciones que harán que no dejes todo en manos de tu memoria.

¿Quiénes utilizan Asana?

Las startups son el público número uno de Asana por una razón muy sencilla: las startups buscan herramientas eficaces y con la mejor relación calidad-precio.

Asana también cumple perfectamente con los requerimientos de freelancers y autónomos (para la gestión de tareas), los equipos de programadores/desarrollo del producto, los equipos de marketing y hasta las grandes empresas en transición hacia una metodología ágil para la gestión de proyectos.

Las consultoras también pueden trabajar con Asana para gestionar el trabajo colaborativo con los clientes.

De manera general, todos los individuos pueden verse en la necesidad de utilizar un gestor de tareas como Asana: marketeros, jefes de proyecto, responsables de comunicación, programadores, etc. Tanto los equipos creativos como los administrativos, dependiendo de la perspectiva de los participantes, pueden encontrar un marco estructurante o liberador y transparente.

¿Cómo funciona Asana?

Lo primero que tienes que hacer para comenzar a usar esta herramienta es, crear una cuenta en la página oficial de Asana. Una vez dentro de la herramienta debes proceder a crear tu primera tarea. Las tareas son el punto de partida y el componente más importante de Asana, las cuales representan acciones concretas. Luego debes proceder a crear tu primer proyecto.

Los proyectos se usan para organizar y planificar todas las tareas relacionadas con una iniciativa, objetivo o trabajo específicos. Puedes visualizar los proyectos en forma de lista, tablero, calendario o cronograma y cambiar entre estas vistas en cualquier momento.

Después debes pasar a organizar el proyecto, agrupando las tareas relacionadas con las diferentes secciones. Las secciones agrupan tus tareas, lo cual facilita el análisis del proyecto. Son muy útiles para las categorías que no cambiarán a medida que el trabajo avanza. Por ejemplo, podrías crear secciones por plazos (como trimestres o meses), fases del proyecto o utilizar un tablero al estilo Kanban con las categorías: «Tareas pendientes», «En curso» y «Finalizadas».

Posteriormente tienes que ordenar y filtrar las tareas del proyecto con campos personalizados. Los campos personalizados son como los encabezados de las columnas de las hojas de cálculo que sirven para ayudarte a filtrar y ordenar las tareas de tu proyecto según diferentes criterios, como la prioridad, el estado de la tarea, el costo o la aprobación.

Reproducir video acerca de asana gestor software de gestión de proyectos

¿Por qué usar Asana?

Asana se adapta perfectamente a las siguientes utilizaciones:

Gestión de tareas puntuales y recurrentes (relación cliente, recursos humanos, administrativo, etc.).
Gestión de proyectos simples (realización de una plaqueta comercial por ejemplo) e intermedios (creación de un sitio web, marketing de contenido, creación del producto, etc.).
Colaboración y productividad cotidiana: gestión de ideas, repartición de tareas, distribución de documentos, votos, comentarios, etc.
Planning de equipo.

Ventajas de usar Asana

-Experiencia de usuario: la interfaz de usuario es fácil de usar, es muy intuitiva. También puedes codificar con colores prácticamente todo, por lo que está bien organizado y es claro

-Eficiencia en el trabajo: permite a sus usuarios ver todas las tareas que tienen entre manos. Esto ayuda al equipo a concentrarse en lo que es urgente y programar lo que puede ser menos crítico

-Integraciones: Asana se integra bien con otras aplicaciones de terceros como Trello

-Plan gratuito: es posible que los grupos pequeños y los individuos no tengan los recursos financieros para invertir en un costoso software de gestión de proyectos. No obstante, estas tecnologías son fundamentales para el éxito de una empresa. Afortunadamente, Asana incluye un plan gratuito que permite a las organizaciones con un presupuesto ajustado utilizar la plataforma.

Desventajas de usar Asana

-Una tarea, una persona: no puedes asignar a varias personas a una sola tarea

-Falta de autenticación de dos factores: esto puede ser un problema de seguridad y un posible inconveniente. El 2FA se utiliza para prevenir ataques cibernéticos y violaciones de seguridad, que pueden causar mucho daño si mantiene información confidencial en tu sistema de gestión de proyectos de Asana

-No es muy amigable para los nuevos: Asana es popular entre los gerentes de proyectos experimentados. Por otro lado, la tecnología puede abrumar a los usuarios nuevos.

Precios de usar Asana

Asana ofrece un plan gratuito muy completo, para comenzar a usar su herramienta, este plan es ideal para los que recién están comenzando. Sin embargo también ofrece 2 planes de pago, los cuales incluyen más funciones y características, que se adaptan a las necesidades de tu negocio o proyecto. A continuación, se mencionan los diferentes planes:

Planes	Precios
Basic	$0 por mes
Premium	$10,99 por mes
Business	$24,99 por mes

Gestiona tus proyectos con Asana

Reproducir video acerca de asana gestor software de gestión de proyectos

Más herramientas de gestión de proyectos

Encuentra mas Herramientas

-Ir al Inicio