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Todo lo que necesitas saber sobre Monday

monday gestión de proyectos software

¿Qué es Monday?

Monday es una de las plataformas de colaboración líderes del mercado para equipos que necesitan un espacio de trabajo digital todo en uno. Ideal para administrar todo tu trabajo, desde los canales de ventas hasta la administración de proyectos y carteras, Monday sincroniza toda la información en una ubicación única y accesible, y permite a los agentes y miembros del equipo tomar mejores decisiones basadas en datos. Gracias a su agilidad y amplitud, 

El campo de acción clave de Monday es optimizar los flujos de trabajo y ayudar a los equipos y departamentos a mantenerse alineados. Además, la plataforma ayuda a analizar y mostrar el trabajo de una manera lógica e intuitiva, por lo que es fácil para todos los miembros del equipo realizar un seguimiento del estado de los proyectos. Mientras tanto, Monday se asegura de que todos sepan de qué tareas y asignaciones son responsables en un momento dado.

Monday cuenta con una interfaz intuitiva y fácil de usar, para que puedas incorporar a tu equipo rápidamente sin horas de capacitación. Sin embargo, si deseas obtener más información sobre las capacidades avanzadas de Monday, puedes encontrar muchos materiales de capacitación en su sitio web y canal de YouTube.

Una de las ventajas únicas de Monday son sus automatizaciones personalizables. Ya sea que necesites notificar a tu equipo sobre una actualización de estado o mover tareas a lo largo de un flujo de trabajo, puedes hacerlo en Monday. Hay sistemas integrados en el software para asegurarse de que no haya errores de entrada manual, por lo que puedes dejar de preocuparse por las tareas repetitivas y concentrarse en el trabajo que realmente impulsa el crecimiento.

¿Para qué sirve Monday?

Monday permite a los equipos ejecutar proyectos y flujos de trabajo con confianza. Es un sistema operativo de trabajo simple, pero intuitivo, para que los equipos les den forma a sus flujos de trabajo, se ajusten a las necesidades cambiantes, generen transparencia, se conecten de forma colaborativa y dejen de hacer trabajo pesado manual. 

Monday ofrece a los equipos la capacidad de crear aplicaciones de trabajo personalizadas para cualquier flujo de trabajo. Puedes armar las herramientas a la medida de tus requisitos operativos específicos y, así, lograr que tu plataforma tenga un valor increíble. Desde planificación precisa de proyectos hasta jerga detallada, la plataforma se modifica a sí misma para ser a gusto de cada uno. 

La plataforma puede utilizarse para cualquier cosa, para cualquier equipo, departamento, gerente u organización, y para todo tipo de proyectos y procesos. 

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Funciones de Monday

Esta herramienta ofrece una gran variedad de funciones muy útiles e interesantes para la gestión de proyectos y trabajo en equipo. A continuación, se mencionan las principales: 

  • -Comunicarse sobre las tareas en contexto
  • -Calcular el progreso de un vistazo
  • -Ver todo el trabajo de tu equipo de un vistazo
  • -Asignar tareas a los miembros del equipo
  • -Mantener a todos alineados con las automatizaciones
  • -Crear notificaciones personalizadas
  • -Sincronizar con Gmail y Outlook
  • -Actualizaciones por correo electrónico
  • -Función de arrastrar y soltar
  • -Chat y mensajería 
  • -Creación de informes personalizados
  • -Configuración de flujos de trabajo
  • -Creación de paneles de comunicación 
  • -Integraciones de la plataforma con herramientas de terceros
  • -Gestionar y documentar todo en un solo lugar
  • -Medir el progreso del equipo
  • -Incorporar nuevos empleados fácilmente
  • -Otorgar permisos de usuario para proteger la privacidad de ciertos datos
  • -Carga de archivos de forma fácil y rápida
  • -Dejar comentarios en vivo sobre las imágenes
  • -Reducir correos electrónicos y reuniones
  • -Automatización de marketing
  • -CRM integrado 
  •  

Para más información de cada función has clic en el enlace

  • -Comunicarse sobre las tareas en contexto
  • -Calcular el progreso de un vistazo
  • -Ver todo el trabajo de tu equipo de un vistazo
  • -Asignar tareas a los miembros del equipo
  • -Mantener a todos alineados con las automatizaciones
  • -Crear notificaciones personalizadas
  • -Sincronizar con Gmail y Outlook
  • -Actualizaciones por correo electrónico
  • -Función de arrastrar y soltar
  • -Chat y mensajería 
  • -Creación de informes personalizados
  • -Configuración de flujos de trabajo
  • -Creación de paneles de comunicación 
  • -Integraciones de la plataforma con herramientas de terceros
  • -Gestionar y documentar todo en un solo lugar
  • -Medir el progreso del equipo
  • -Incorporar nuevos empleados fácilmente
  • -Otorgar permisos de usuario para proteger la privacidad de ciertos datos
  • -Carga de archivos de forma fácil y rápida
  • -Dejar comentarios en vivo sobre las imágenes
  • -Reducir correos electrónicos y reuniones
  • -Automatización de marketing
  • -CRM integrado 
  •  

Para más información de cada función has clic en el enlace

Características de Monday

Monday incluye una amplia gama de características muy útiles para la gestión de proyectos y trabajo en equipo. A continuación, se mencionan las principales:

1. Fácil acceso y monitoreo constante

Monday utiliza un concepto de tablero único, lo que significa que proporciona información detallada sobre tus proyectos o tareas, así como el rendimiento general del equipo con paneles de control personalizables y análisis integrados.

2. Visual e intuitiva

Con independencia del nivel o tipo de usuario, resulta muy fácil empezar a trabajar con la herramienta. En Monday puedes definir colores para las columnas de estado, asignar personas con su foto a cada tarea, distribuir las tareas por grupos o manejar diferentes vistas de diferentes proyectos. Todo esto hace que la aplicación se adapte a las necesidades de cada uno de tus equipos y no al contrario.

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3. Personalización

En la plataforma low-code de Monday, los equipos pueden crear soluciones personalizadas para cualquiera de sus procesos únicos con una potente tecnología de arrastrar y soltar. Comienza con una de las más de 200 plantillas listas para usar de la plataforma y agrega algunos de los más de 20 tipos de columnas, aplicaciones, widgets, automatizaciones y fórmulas.

Independientemente de lo únicos que sean tus flujos de trabajo, Monday puede generar un espacio de trabajo digital que se adapte a tus necesidades. Luego, si necesitas algo especial que no puedes encontrar, su equipo de operaciones puede desarrollar una aplicación que funcione además de Monday. Las posibilidades son realmente infinitas. Ya sea que necesite un CRM o un canal de reclutamiento, Monday realmente puede hacerlo todo.

4. App móvil 

Hoy sería imposible trabajar en aplicaciones de gestión que no tengan una buena app móvil disponible para Android e iOS. En Monday, puedes actualizar la información de los tableros desde cualquier lugar, y siempre con la máxima seguridad. La app permite actualizar tareas, incorporar fotos y archivos o responder a actualizaciones de nuestro equipo.

5. Comunicación

Olvida el correo electrónico. Las actualizaciones permiten a los usuarios del tablero añadir notas, adjuntar archivos de todo tipo e incluso incorporar un check list con diferentes opciones. Sigue toda la conversación desde un mismo sitio y menciona a las personas que desees que participen de forma directa. Coloca al principio de las actualizaciones aquellas que consideres son más importantes.

6. Vistas

Ya sea que deseas obtener una vista de cronograma, kanban, mapa, calendario o por carga de trabajo, todas están disponibles desde el propio tablero. Puedes utilizarla en función del análisis que estés realizando, del proceso o la decisión que tengas que tomar.

7. Integraciones

El número de aplicaciones que usan los departamentos no deja de crecer y en consecuencia, cada vez los datos están más segmentados, creando silos de información. En Monday ya existen integraciones predefinidas con aplicaciones como Slack, Zendesk, Jira, etc. Ofreciendo la capacidad de sincronización. 

Ventajas de digitalizar tu negocio Si aún tienes dudas sobre si debes sumarte a la transformación digital o no, aquí te menciono los beneficios que conseguirás al hacerlo. 1. Optimización de recursos, menos costos Llevar tu negocio a una plataforma digital puede significar reducir los costos de producción. Por ejemplo, si tienes una tienda y decides convertirla en e-commerce en Prestashop o Shopify puedes ahorrarte los gastos en infraestructura, servicios, etc. Y ese dinero invertirlo en otras áreas que necesitas. Esto no significa que debas olvidarte de tu tienda física. Si decides mantenerla, gracias a la tecnología tendrás mayor alcance y a posibilidad de conseguir más ventas. Además, Internet te ofrece herramientas que te permitirán optimizar los recursos. 2. Mayor alcance y probabilidades de crecimiento Es posible que no estés consiguiendo los ingresos que esperabas con tu negocio o que las formas de promoción que implementas no te funcionen. La digitalización te ofrece múltiples formas de impulsar tu empresa y generar el rendimiento que esperas. Crear un sitio web sólido, con la estrategia de posicionamiento adecuada, atraerá tráfico y posibles clientes. Las redes sociales y los anuncios en la web son apenas algunos de los recursos con los que cuentas para llevar el negocio al siguiente nivel. 3. Escalabilidad del negocio Como guía para digitalizar una empresa hay destacar la posibilidad de conocer las métricas en tiempo real. Esto es una gran ventaja porque te permite tomar decisiones basadas en datos y en el momento más oportuno. Quiere decir que las acciones que implementes deben ser más efectivas. 4. Aumenta la productividad En el aspecto interno, otro de los beneficios de la digitalización es agilizar los procesos laborales. Es decir, si hay algún problema será más fácil detectarlo y buscarle una solución. Esto resultará en trabajadores satisfechos y más eficientes. 5. Mejora la experiencia de los clientes Cuando tienes un negocio debes atender a tus clientes y gracias a la digitalización puedes mejorar la experiencia de compra. Por una parte, estará disponible 24/7, lo que les permitirá a los usuarios hacer una búsqueda o transacción en cualquier momento. La posibilidad de adaptar la experiencia al uso de los móviles, también permitirá que accedan desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar. Asimismo, podrás ofrecer atención personalizada y mantener una comunicación directa. 6. Aprovecha los beneficios del marketing digital Con el marketing digital tendrás una fuente constante de leads que más tarde se pueden convertir en clientes. Además, tendrás un canal para dar a conocer los valores de la marca, gestionar su reputación y posicionarla. Así como crear una relación duradera con tus clientes.

8. Automatización

Con las automatizaciones de Monday se pueden programar, sin código, múltiples automatizaciones en función de que suceda algo. Por ejemplo, cuando una columna cambie de estado o la fecha de finalización de una tarea esté próxima, se envía un correo a determinada persona o añade una tarea en un tablero.

9. Seguridad

Normalmente la flexibilidad está reñida con la seguridad. Sin embargo en el caso de Monday, eso no ocurre. Desde la posibilidad de limitar el acceso a los tableros, o definir columnas que no son visibles para todos o restringir su edición. La combinación de estos permisos te ayudará a diseñar un sistema que se adapte a las funciones y rol de cada miembro del equipo.

10. Paneles / Dashboards

Sin salir de la aplicación, puedes diseñar potentes cuadros de mando que permiten analizar que está ocurriendo. Los diferentes tipos de gráficos y la posibilidad de combinar multitud de tableros o agrupar la información por tipo de columna, ofrece la capacidad de tomar decisiones en tiempo real basadas en datos. Sin esperas y sin crear procesos complejos de transformación y recarga de datos.

¿Cómo funciona Monday?

Para comenzar a usar esta herramienta, lo primero que tienes que hacer es regístrate en la página principal de Monday. Una vez dentro de la plataforma el primer paso que tienes que seguir es crear un tablero. 

Paso 1: Crea un tablero

Un tablero es el sitio donde puedes organizar todo lo que tienes que hacer: un proyecto, una lista de tareas, tu CRM, un programa, etc. Con distintos tipos de tableros disponibles.

Reproducir video acerca de monday gestión de proyectos software (2)

Paso 2: Elige una plantilla

Monday incluye una gran variedad de plantillas predefinidas para que sea más fácil empezar, o puedes comenzar de cero y personalizarlo según tus necesidades. 

Paso 3: Crea tus grupos

Un tablero está compuesto por grupos. Un grupo es una sección en tu tablero codificada por colores que contiene todas tus tareas. Un grupo puede ser una semana, un mes, una tarea específica de un proyecto o lo que tú quieras.

Paso 4: Agrega tus elementos

Ahora que has creado tu primer tablero, puedes empezar a crear elementos nuevos, que son filas individuales (o líneas de elementos) en un grupo y pueden representar cualquier cosa, desde tareas, proyectos, clientes y mucho más, según la configuración que elijas crear. 

Paso 5: Agrega tus columnas

Ahora que tus tareas están enumeradas, es hora de empezar a agregar columnas. Piensa en las columnas como una forma de representar cualquier tipo de datos relacionados con tu elemento, o como una forma de generar un proceso necesario para completar los elementos de tu tablero. Monday ofrece muchos tipos de columnas diferentes que se adaptan a tus necesidades, como columnas personas, estado, fórmula, fecha y mucho más. 

Paso 6: Asigna tareas

Monday aporta transparencia y relevancia a todos los miembros del equipo, brindándoles a todos la posibilidad de ver el panorama general y entender el sentido de tu trabajo. Todos los miembros del equipo pueden observar los distintos aspectos de un proyecto y colaborar, pero primero debes asignar las responsabilidades.

¿Por qué usar Monday?

Monday es un sistema operativo de trabajo en la nube, donde los equipos crean aplicaciones de flujo de trabajo en minutos para ejecutar sus procesos, proyectos y trabajo diario.

Los equipos forman flujos de trabajo y proyectos, sin necesidad de programar, con una plataforma adaptable que automatiza el trabajo manual y conecta a los equipos en un espacio de trabajo digital.

Las características de las plataformas incluyen: plantillas de flujo de trabajo personalizables, seguimiento temporal, automatizaciones, paneles de datos e integraciones con herramientas habituales. Más de 100 000 empresas de todo el mundo utilizan Monday. 

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Ventajas de usar Monday

-Construido para múltiples usuarios: los equipos están muy satisfechos de que más de un usuario pueda editar una lista en cualquier momento. Está herramienta está preparada para la colaboración y permite que los equipos se envíen mensajes entre sí, especialmente cuando se enfrentan a problemas

-Excelentes funciones de seguimiento: ya sea para rastrear el progreso de las tareas o el estado de los problemas, Monday los realiza muy bien. Los paneles visuales y la interfaz de usuario general brindan información de un vistazo. La codificación de colores también alerta a los usuarios para que sepan dónde prestar su atención inmediata

-Vistas alternativas: aunque el software no tiene un diagrama de Gantt, proporciona una vista de línea de tiempo que muchos usuarios encuentran más apropiada para sus requisitos. Todavía les proporciona la información para ejecutar un seguimiento del progreso y estar al tanto de los próximos plazos

-Potente herramienta de comunicación: los equipos pueden invitar fácilmente a los invitados a observar tableros y cronogramas, ya sean parte de la empresa o socios externos. Esta función ayuda a centralizar la comunicación y evita que la información caiga en las grietas

-Organización y gestión de proyectos fiables: la plataforma permite a los equipos organizar de forma centralizada la información, los recursos, los cronogramas, las tareas y la comunicación de tu proyecto en un espacio de trabajo altamente accesible. Las funciones adicionales, como la notificación y la automatización, eliminan el trabajo de administración, por lo que los equipos pueden concentrarse en el trabajo que importa

Desventajas de usar Monday

-El precio por usuario limita el número de personas: aunque puedes permanecer en el plan Básico con tantos usuarios, agregar usuarios adicionales con permiso de colaboración completo resultará en costos adicionales. Además, las funciones más útiles se encuentran en planes superiores, lo que las hace poco atractivas para algunas pymes

-Es difícil realizar un seguimiento del tiempo y los gastos: a algunos usuarios les resulta difícil realizar un seguimiento del tiempo en cada tarea y el costo de todas las tareas relacionadas para un cliente en particular. Además, no tiene un diagrama de Gantt 

-Están pasando demasiadas cosas: algunos usuarios encuentran la interfaz de usuario un poco desordenada, desorganizada o confusa. Además, se pueden mejorar algunas visualizaciones, como su tablero kanban. Los usuarios deben dedicar más tiempo a familiarizarse con los términos y funciones

-Aplicación móvil limitada: algunos se quejan de que la aplicación móvil, en particular la aplicación nativa de iPhone, no se actualiza bien. Los paneles de control no tienen una vista equivalente en la aplicación móvil, y los usuarios son unánimes en que la aplicación móvil debe ser mucho mejor

-Problemas de integración: por el momento, Monday se integra con Dropbox, Excel, Google Calendar, Google Drive, Slack, Trello y algunos otros, incluido Zapier. Sin embargo, algunos usuarios desean una integración más disponible, como con Salesforce, Sharepoint y otras aplicaciones populares de terceros

Precios de usar Monday

Monday ofrece un plan gratuito bastante completo como para empezar a familiarizarse con la plataforma. También ofrece 4 planes de pago los cuales incluyen funciones y características más completas y avanzadas, que se adaptan a las diferentes necesidades de tu negocio. A continuación, se mencionan los diferentes planes:  

Planes  Precios
Individual $0 por mes
Básico $10 por usuario al mes
Estándar $12 por usuario al mes
Pro $20 por usuario al mes
Corporativo Precios personalizados

Gestiona tus proyectos con Monday

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